Como o software eSignature pode beneficiar diferentes setores de negócios
O objetivo final de toda empresa é aumentar sua produtividade e lucratividade gerais, além de minimizar as despesas. As empresas de todos os setores devem procurar a solução certa que lhes permita melhorar os fluxos de trabalho e as experiências dos clientes.
Com a evolução da tecnologia, inúmeras ferramentas com recursos avançados estão chegando ao mercado para ajudar a simplificar esses processos empresariais. O software de assinatura eletrônica é um recurso dentre esses, que permite que o documento seja assinado eletronicamente, agilizando assim o processo geral de aprovação de documentos. É uma alternativa segura aos processos tradicionais baseados em papel, que começaram a se infiltrar em quase todos os aspectos dos negócios.
O software eSignature atende às empresas que lidam com documentos sensíveis ao tempo, incluindo serviços financeiros, recursos humanos, imóveis e muitos outros departamentos. Cada setor terá práticas comerciais diferentes e conformidade regulamentar com as preocupações sobre a verificação de assinaturas digitais. Atendendo a essas necessidades e exigências do seu setor de negócios, é por isso que muitos sistemas de assinatura eletrônica digital estão surgindo. Segundo a pesquisa realizada pela P&S Intelligence, entre 2017 e 2023, o mercado de assinaturas digitais nos EUA aumentará 20%, com um valor total de mercado de US $ 1 bilhão.
Aqui está uma olhada em como o software eSignature afeta vários setores.
Setor de Saúde
O amplo setor de assistência médica é composto de tudo, desde registros de saúde de um paciente, detalhes sobre médicos, força de trabalho de assistência médica e muitas outras partes que estão conectadas no setor de assistência médica. Os regulamentos relativos à segurança necessária para o armazenamento desses documentos e outras formas de registros digitais são muito cruciais para o gerenciamento bem-sucedido das instituições de saúde.
Profissionais de saúde, administradores e profissionais acreditam que é hora de automatizar os processos de compras, contas médicas, consultas e internação de pacientes para obter uma vantagem competitiva. Como resultado, a verificação de assinatura eletrônica estipulada pelo governo federal através da Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) está substituindo as assinaturas tradicionais de tinta de papel.
A pesquisa do Centro Nacional de Informações sobre Biotecnologia (NCBI) revelou que mais de 87% dos profissionais de saúde usam smartphone ou tablet em seu local de trabalho. Cerca de 91% dos médicos afirmam que o uso de tablets oferece fácil acesso a informações de assistência médica de qualquer lugar, e a utilização de um dispositivo móvel oferece 1,2 horas a mais de ganhos de produtividade por dia.
As assinaturas digitais garantem que esses documentos sejam aprovados em conformidade com as políticas HIPAA com o mais alto nível de segurança. Todo o histórico médico dos pacientes, incluindo alergias e medicamentos, pode ser rapidamente revisado eletronicamente antes de os pacientes entrarem em um hospital, o que melhora a qualidade dos cuidados que recebem, além de melhorar a experiência do paciente. Com o software, os profissionais de saúde podem assinar digitalmente vários formulários e documentos, como formulários hospitalares, formulários de cobrança, consentimentos de seguros, relatórios de laboratório, documentos de atendimento, prescrições de medicamentos e muito mais.
Indústria financeira
São necessárias assinaturas para quase todas as transações para empresas financeiras e de seguros. À medida que o mundo avança para ser digital, os bancos e outras organizações financeiras estão tentando mudar o mais rápido possível. Atualmente, muitas organizações estão prosperando na digitalização para fornecer serviços aprimorados centrados no cliente.
Para proteger seus dados confidenciais contra roubo e acesso não autorizado, as instituições financeiras geralmente seguem vários processos. Isso inclui criptografia, OTPs, autenticação de dois fatores para serviços bancários móveis e pela Internet e muito mais. O processamento digital do processo de verificação de assinatura de documentos é muito mais fácil quando os bancos adotam uma solução de assinatura eletrônica. A digitalização de envios e aprovações de documentos desloca os processos atuais em papel, facilitando para as equipes financeiras lidar com o armazenamento e a recuperação de documentos com eficiência.
O software eSignature também permite que as instituições financeiras incorporem uma camada de segurança nos documentos, mantendo-se em conformidade com os regulamentos do setor para proteger os dados confidenciais. Os recursos de canto remoto do software de assinatura digital permitem que as partes (todas as partes envolvidas no contrato) assinem e aprove os documentos, mesmo quando não estiverem presentes fisicamente. Além disso, as assinaturas eletrônicas estão se tornando mais aceitas em todo o mundo, tornando-a uma solução ideal para um fluxo de trabalho contínuo.
Agências governamentais
Organizações governamentais testemunham uma lenta progressão devido a fluxos de trabalho que exigem muito papel Uma plataforma segura de assinatura eletrônica na nuvem pode ajudar os funcionários do governo a automatizar o processo de envio e aprovação de documentos, diminuindo a longa experiência. A maioria das organizações afiliadas ao governo está adotando esse tipo de software para controlar o processo necessário para obter documentos certificados e assinados rapidamente.
Geralmente, as organizações governamentais lançam vários formulários, incluindo propostas, contratos, propostas e muitos outros, que exigem que os assinantes preencham os formulários completamente para receber financiamento. A assinatura eletrônica verifica e localiza todos os dados ausentes para encontrar dados cruciais omitidos, que não preenchidos podem resultar em vários problemas. O software de assinatura eletrônica não aceitará nenhum formulário digital até que todos os campos obrigatórios tenham sido preenchidos. Após o envio dos formulários, os dados serão capturados automaticamente, possibilitando o acesso eletrônico a esses registros de ponta a ponta.
TI e segurança cibernética
Com o crescente número de ameaças à segurança cibernética, os profissionais de TI estão achando a Web um local perigoso para armazenar dados valiosos da empresa. De acordo com os relatórios de pesquisa da PhishMe Inc., um único ataque de phishing custa a uma empresa de médio porte mais de US $ 1,6 milhão. No entanto, a incorporação do software eSignatures está entre as medidas de cibersegurança mais eficazes para entregar as informações prometidas com segurança aos seus clientes.
Esse tipo de software garante proteção total para seus documentos contra ameaças e ataques cibernéticos, para que você não se preocupe. Ele implementa um processo de autenticação multifatorial, incluindo autenticação de impressão digital, proteção por senha, verificação de correio de voz e muito mais para usuários móveis e da Web. A trilha de auditoria de assinatura eletrônica armazena o registro do histórico de exibição e assinatura de documentos, incluindo o endereço IP do assinante.
Mesmo algumas das plataformas mais avançadas vêm com uma tecnologia inviolável para impedir que alguém adultere seu documento de assinatura eletrônica. Portanto, com o software avançado eSignature, você pode assinar e aprovar documentos com confiança, evitando tentativas de phishing, malware e ameaças de ransomware.
Setor Imobiliário
Os processos de negócios imobiliários podem ser cansativos devido a várias tarefas demoradas, incluindo reuniões com clientes, pacotes de papéis e restrições legais complexas. A concorrência acirrada no setor geralmente exige que os agentes executem suas tarefas rapidamente, desde lances, contratos e documentação até um acordo final, para fechar os negócios. Além disso, assinar uma pilha assustadora de documentos, incluindo garantia de título, NOC, contratos de compra ou uma procuração, significa muito estresse para os agentes e seus clientes.
O cumprimento dos prazos, contando com as assinaturas tradicionais de tinta molhada de papel, pode envolver vários problemas, como incompatibilidade de sinal, campos incompletos ou documentação de suporte, o que pode levar ao cancelamento da transação. Para superar esses problemas, a maioria dos agentes imobiliários está tentando adotar uma solução de software eSignature que permite a assinatura ou aprovação de documentos digitalmente. Uma plataforma de assinatura eletrônica permite que os agentes e seus clientes assinem e / ou aprovem com segurança contratos em formato digital de qualquer lugar instantaneamente. O software também envia lembretes automáticos a todas as partes (envolvidas no contrato) para notificá-las sobre o início do contrato e as datas de vencimento.
A segurança de criptografia de primeira qualidade do software garante que todos os documentos confidenciais sejam protegidos contra acesso e roubo não autorizados. Destaca campos obrigatórios nos documentos e elimina registros incompletos; eles podem exigir um tempo extra gasto na revisão da papelada.
A linha inferior
Independentemente do tamanho ou tipo de negócio, quase todos os setores estão adotando uma solução de assinatura eletrônica para simplificar e otimizar o processo de gerenciamento e aprovação de documentos. Todos os setores, desde prestadores de serviços de saúde a gerentes financeiros, procuram cumprir regulamentos específicos de privacidade e, portanto, estão comprando um software de assinatura digital. Portanto, esse pode ser o momento certo para sua empresa investir em software de assinatura digital para automatizar e otimizar seus processos para aumentar a produtividade geral.
Comprar uma solução de software é um processo crítico que envolve tempo, dinheiro e força de trabalho para identificar os problemas com o processo de assinatura em papel existente. Encontrar esses problemas permite à sua empresa descobrir o que você deseja alcançar com um novo sistema. Certifique-se de comparar várias soluções disponíveis no mercado para escolher o software que fornece os recursos necessários para otimizar seus processos de negócios.